Guía de Numistify

Cómo llevar el registro de tu colección de monedas

Toda colección acaba desbordando la memoria. Esto es lo que conviene anotar, por qué importa, y cómo mantener el hábito.

La respuesta corta

Anota de cada moneda el país, el año, el valor facial y la marca de ceca, el total que pagaste con la comisión del comprador y el envío, dónde la compraste, dónde la guardas y fotos de ambas caras. Anótalo al comprar: la marca de ceca y el coste total son los dos campos que los principiantes más se saltan y más tarde necesitan.

Por qué vas a querer un registro

Casi todas las colecciones empiezan en un cajón. Diez o veinte monedas, y recuerdas cada una: de dónde vino, cuánto pagaste, por qué la querías. No hace falta un registro porque la colección cabe en la cabeza.

Eso cambia antes de lo que la gente espera. Pasadas las cincuenta o cien monedas, los detalles empiezan a difuminarse. Puedes nombrar tus favoritas, pero el resto se vuelve niebla. ¿Aquel medio dólar fueron cuarenta o sesenta? ¿Vino de la feria o de eBay? Y la cara: ¿ya tengo esta?

Comprar una moneda que ya tienes es la consecuencia más común de un mal registro. También la más evitable.

Las seis cosas que conviene anotar

Un buen registro es corto. Seis cosas hacen casi todo el trabajo.

1. Qué moneda es

País, año, denominación y la marca de ceca — la letra pequeña que indica qué casa acuñó la moneda. En Estados Unidos, D es Denver, S es San Francisco, y sin letra suele significar Filadelfia. En México, la Mo del monograma corresponde a la Casa de Moneda de México.

La marca importa más de lo que parece. Un dime Mercury de 1916 de Filadelfia es una moneda corriente. El mismo dime con una D es una de las más buscadas del siglo, porque Denver acuñó solo 264,000. Misma fecha, mismo diseño, moneda completamente distinta.

2. Cuánto pagaste, y cuándo

No el precio de la etiqueta, sino el total que salió de tu bolsillo.

Si compras en subasta suele haber una comisión del comprador, un porcentaje que la casa añade sobre la puja ganadora. Luego el envío. Y después, si mandas la moneda a certificar, la tarifa de certificación.

Supongamos que ganas una moneda en 200. La casa añade un 20 por ciento, es decir 40. El envío son 15. Pagaste en realidad 255. Anota 200 y todas las cuentas que hagas después estarán mal por una cuarta parte.

3. De dónde vino

El comerciante, la casa de subastas, la feria o el familiar que te la dejó. Para casi todas las monedas es simplemente cómo responder más tarde a «¿de dónde saqué esto?». Para una buena pieza se llama procedencia, y un historial documentado puede añadir valor real.

4. Dónde la guardas

Qué álbum, caja, caja fuerte o cajón. Suena trivial hasta que la colección desborda un solo contenedor. Con varios álbumes y un par de cajas, encontrar una moneda concreta sin anotar dónde está significa abrirlo todo.

Importa más cuanto mejor es la moneda. Las piezas que menos manejas son las que más fácil se traspapelan, porque nada te recuerda dónde están.

5. Cómo distinguir duplicados

En cuanto tienes dos monedas iguales, «medio dólar Kennedy de 1964» deja de identificar nada. Si una te costó 12 y la otra 40, y una está en el álbum y la otra en la caja fuerte, necesitas poder decir cuál es cuál.

Lo habitual es dar a cada pieza un código corto propio — un SKU, la misma idea que usan las tiendas. Puede ser cualquier cosa que mantengas con coherencia: KH64-01 y KH64-02, o un simple número correlativo. Lo importante es que el código sea único para la moneda física y que lo escribas en la funda o en la hoja del álbum, para poder emparejar siempre moneda y ficha.

Pasa de útil a imprescindible en cuanto vendes. Vender una de dos monedas idénticas exige saber cuál salió, para que el coste de la que conservas sea correcto.

6. Una fotografía

Las dos caras, con luz uniforme, antes de guardar la moneda. Es el campo que más se salta y el que más útil resulta. Muestra la moneda tal como estaba cuando la conseguiste, y resuelve preguntas que ninguna descripción escrita resuelve.

Guárdalas donde vuelvas a encontrarlas — una carpeta por año, o con el nombre de la moneda. Una fotografía que no localizas no es mucho mejor que ninguna.

Tres formas de llevar el registro

Papel

Una libreta, o una ficha junto a cada moneda. Nada que aprender, nada que se rompa, y escribir a mano obliga a mirar la moneda de verdad.

El límite es que el papel no responde preguntas sobre el conjunto. ¿Cuánto gasté el año pasado? ¿Qué fechas me faltan? Y no admite fotografías.

Hojas de cálculo

La respuesta más común, y buena durante un tiempo. Ordenan, filtran y suman, que cubre casi todo lo que querrás saber.

Se complican sobre todo en un punto. Si tienes cinco monedas iguales y vendes dos, tienes que decidir entre dividir la fila o editar la cantidad — y en ambos casos pierdes parte del historial, y con él el coste correcto de las tres que conservas.

Aplicaciones especializadas

El software hecho para colecciones maneja bien las fotos y las ventas parciales, y suma totales sin que escribas fórmulas. Lo que conviene comprobar antes de comprometerse es si puedes exportar tus datos, normalmente a CSV, para que tus registros nunca queden atrapados.

Cuatro hábitos que lo mantienen exacto

Anótalo el mismo día que la compras. El hábito más útil de todos. Lo que sabes con certeza de vuelta a casa se pierde en un mes.

Anota el total, no el precio de etiqueta. Comisión, envío y certificación incluidos.

Llévalo contigo. Un registro en el ordenador de casa no sirve en una feria, que es justo donde necesitas saber qué tienes ya.

Comprueba que puedes exportarlo. Uses lo que uses, asegúrate de poder recuperar tus datos.

Cómo lo hace Numistify

Numistify es una aplicación creada para esto. Lo que hace, en el orden en que lo usarías:

Apunta la cámara a la moneda

Haz una foto y Numistify lee lo que puede de la imagen — país, año, denominación, marca de ceca, composición — y rellena el formulario por ti. Tú lo revisas y corriges lo que haga falta.

Esto importa más de lo que parece. La razón por la que la mayoría deja de llevar registros es que teclear los mismos campos cientos de veces aburre. Quitar ese paso es la diferencia entre un catálogo que mantienes y uno que abandonas en marzo.

O escríbelo tú mismo

La cámara es opcional. Hay un formulario normal para introducir una moneda a mano, y una opción en lote para varias a la vez — útil para un rollo de la misma fecha o un lote comprado junto. A muchos coleccionistas les resulta más cómodo teclear, sobre todo con monedas que conocen bien, y nada en la aplicación da por hecho que usaste el escáner.

Las plantillas cubren las series habituales, así que elegir una rellena composición, peso y contenido de plata sin que lo busques.

Una nota sobre las fotografías

Numistify lee la foto para identificar la moneda, pero no la conserva. Tus imágenes siguen donde las hiciste — tu móvil, tu ordenador, donde las archives. Si quieres fotografías como parte de tu registro, guárdalas tú y anota el nombre del archivo o la carpeta en el campo de notas.

Calcula lo que la moneda costó de verdad

Introduces el precio de martillo, la comisión del comprador, el envío y la certificación como cifras separadas, y Numistify las suma en un coste total. Esa es la cifra que usa en todo lo demás, así que nunca comparas un precio de venta con un precio de etiqueta.

Cada pieza lleva su propio código

Numistify asigna automáticamente un SKU y un identificador a cada pieza, de modo que dos monedas iguales nunca se confunden. Cada una conserva su precio de compra, su ubicación y su historial, y al vender una la otra no se ve afectada.

Hay también un campo de factura, para agrupar varias monedas compradas en un mismo lote y volver a encontrar la compra entera más tarde.

Gestiona la venta parcial de un grupo

Si tienes diez rondas de plata iguales y vendes cuatro, Numistify mantiene correctas las seis restantes y su coste, y registra lo que ganaste con las cuatro. Calcula el beneficio en dólares y en porcentaje. Es justo lo que peor llevan las hojas de cálculo.

Todo en un solo sitio

Monedas, billetes y metal en el mismo inventario en lugar de tres listas. Puedes anotar el grado, la certificadora y el número de certificado de las piezas encapsuladas, una ubicación para volver a encontrar una moneda sin abrir todos los álbumes, y notas libres para lo demás.

Tú eliges qué columnas se muestran, así que quien empieza puede trabajar con seis campos e ignorar el resto hasta que los necesite.

Funciona en el navegador

Nada que instalar. El catálogo que hiciste en casa es el mismo que llevas en el móvil a una feria, que es donde se hace de verdad la pregunta «¿ya tengo esta?».

Tus datos siguen siendo tuyos

Exporta la colección entera a CSV cuando quieras, y ábrela en cualquier hoja de cálculo.

Los primeros cincuenta artículos son gratis y no hace falta tarjeta, suficiente para catalogar una colección inicial y ver si el hábito te encaja.

Preguntas frecuentes

¿Qué información debo anotar de cada moneda?

País, año, denominación y marca de ceca; el total pagado incluyendo comisión del comprador y envío; dónde la compraste; dónde la guardas; y una fotografía de las dos caras. La marca de ceca y el coste total son los dos campos que más se saltan y que más tarde hacen falta.

¿Qué es una marca de ceca y por qué importa?

Una letra pequeña que indica qué casa acuñó la moneda: D para Denver, S para San Francisco, normalmente sin letra para Filadelfia. Puede ser toda la diferencia de valor. Un dime Mercury de 1916 de Filadelfia es corriente; el 1916-D es una fecha clave, porque Denver acuñó solo 264,000.

¿Qué es la comisión del comprador?

Un porcentaje que la casa de subastas añade a la puja ganadora. Una moneda ganada en 200 con un 20 por ciento de comisión y 15 de envío costó en realidad 255. Anotar solo los 200 hace que todos los cálculos posteriores estén mal.

¿Basta una hoja de cálculo para una colección de monedas?

Para una colección pequeña, sí. Ordena, filtra y suma, que cubre casi todo. Se complica cuando vendes parte de un grupo de piezas idénticas y el coste de las que conservas debe seguir siendo correcto.

¿Cómo evito comprar una moneda que ya tengo?

Ten el registro donde puedas consultarlo en una feria o una tienda. Un catálogo en el ordenador de casa no ayuda en el momento de decidir la compra, que es cuando aparecen los duplicados.

¿Tengo que usar el escáner por foto para añadir monedas?

No. Hay un formulario normal para teclear una moneda a mano y una opción en lote para varias a la vez. Las plantillas de las series habituales rellenan composición y peso automáticamente. El escáner existe para ahorrar tecleo, no para sustituirlo.

¿Numistify guarda fotos de mis monedas?

No. Lee una foto para identificar la moneda y rellenar los datos, pero no conserva la imagen. Guarda tú tus fotografías y anota el nombre del archivo o la carpeta en el campo de notas si quieres vincularlas a la ficha.

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Qué anotar al comprar una moneda — los mismos campos con más detalle, uno a uno.

Programas para coleccionar monedas — hojas de cálculo, programas de escritorio y aplicaciones comparados.

Cómo enviar monedas a certificar — elegir servicio y seguir las monedas mientras están fuera.

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